Je vraagt  de vaststelling van de subsidie aan met een daarvoor ontworpen formulier. Dit formulier is beschikbaar op de site van het UWV.

Je moet dit binnen 24 weken vanaf 7 oktober aanvragen (of 38 weken als je een accountantsverklaring nodig hebt). Vervolgens wordt binnen 52 weken na ontvangst van de aanvraag de definitieve  subsidie vastgesteld. UWV streeft er echter naar dit binnen een maand te doen. Bedrijven die minder dan €500 te veel aan loonsteun (NOW) ben gekregen, hoeven dit niet terug te betalen.

Later kan je de definitieve berekening aanvragen van de NOW over de maanden juni, juli, augustus en september 2020 (NOW 2.0). Op dit moment weten we nog niet vanaf wanneer je deze aanvraag kunt doen. 

Als je twee keer NOW subsidie hebt ontvangen, dan vraag je twee keer een definitieve berekening aan. Er worden aparte berekeningen gemaakt, de tegemoetkomingen worden niet met elkaar verrekend.

Hoe moet je de aanvraag voor een definitieve berekening doen? En wat moet je aanleveren?
Op de website van UWV komt een aanvraagformulier. Houd deze gegevens bij de hand om de aanvraag goed in te kunnen vullen:

• Jouw bedrijfsgegevens: naam, adres, telefoonnummer (bij voorkeur een mobiel telefoonnummer), e-mail, KVK-nummer, rekeningnummer en gegevens contactpersoon.
• Het loonheffingennummer waarvoor je NOW hebt ontvangen. Voor ieder loonheffingennummer moet je een aparte aanvraag indienen.
• Het werkelijke percentage omzetverlies in de periode die je hebt opgegeven bij de NOW-aanvraag.
• Een kopie van een bankafschrift (scan of schermafbeelding). Dit is een afschrift van de bankrekening die je opgeeft. Rekeningnummer en naam rekeninghouder moeten goed zichtbaar zijn.
• De brief met de beslissing over jouw NOW-aanvraag. Afhankelijk van de hoogte van het voorschot en de definitieve tegemoetkoming: de accountantsverklaring of derdenverklaring.

Op de aanvraag moet je een intentieverklaring ondertekenen. Hiermee verklaar je dat:

• Je de juiste informatie hebt ingevuld en volledig bent geweest.
• Je akkoord bent met het opslaan en het verwerken van de gegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
• Je bevoegd bent om het bedrijf te vertegenwoordigen (dit kan ook iemand zijn die door de werkgever is gemachtigd, bijvoorbeeld een medewerker van een administratiekantoor).

Wanneer heb je een accountantsverklaring of derdenverklaring nodig?

• Subsidie onder €25.000: steekproefsgewijze controle

Bij een subsidie van onder de €25.000 hoeven bedrijven geen externe controle te laten doen. Wel wordt er steekproefsgewijs en op basis van risicoanalyses gecontroleerd. Ook kleine bedrijven moeten dus hun administratie goed op orde hebben.

• Subsidie €20.000 – €125.000: derdenverklaring

Bedrijven die een voorschot ontvangen van €20.000 of meer, maar onder de drempel van €125.000 blijven, hebben een zogenoemde derdenverklaring nodig. Een administratiekantoor, belastingconsulent, boekhouder of accountant kan een derdenverklaring afgeven.

• Subsidie vanaf €125.000: accountantsverklaring

Vanaf €125.000 subsidie hebben ondernemers een accountantsverklaring nodig. Voor werkmaatschappijen van concerns die een beroep willen doen op de zogenoemde concernregeling is een accountantsverklaring altijd verplicht. De intensiteit van het accountantsonderzoek hangt ervan af of een onderneming meer of minder dan €375.000 ontvangt en of deze onderneming een verplichte controle voor haar jaarrekening moet hebben.